Die erfolgreiche Videokonferenz

Mit Abstand effektiv arbeiten

Leere Bürogebäude und leere Straßen sieht man jetzt überall. Trotzdem wird gearbeitet. DE-CIX, der Betreiber des grössten Internetknotens in Deutschland beobachtet Im März 2020 eine Zunahme des Datenverkehrs um 100% gegenüber dem Vormonat. Viele Unternehmer fragen sich, ob es nicht eine gute Idee wäre, ihre Mitarbeiter in Zukunft prinzipiell mehr von zu Hause aus arbeiten zu lassen – und teure Miete für die Büros zu sparen.

Videokonferenz Laptop Gesichter Matrix

Das Mittel der Wahl für eine konstruktive Zusammenarbeit grösserer Gruppen ist die Videokonferenz. Mangelnde Effektivität und ausufernde Besprechungszeiten sind in Deutschlands Besprechungszimmern leider noch viel zu oft die traurige Realität. Die dazugehörigen schlechten Gewohnheiten werden in der Online-Besprechung schnell zum K.O. Kriterium. Damit eine Videokonferenz zum Erfolg wird, haben wir alle viel und schnell neues Verhalten zu lernen. Zum Glück gibt es bereits eine Menge an Erkenntnissen aus dem NLP und der Videotechnik, die Dir und Deinen Kollegen helfen, jede Videokonferenz in Zukunft viel effektiver zu gestalten.

Gewöhne Dich daran: Corona wird bei vielen Unternehmen einen Wandel anstoßen und dafür sorgen, dass künftig mehr Besprechungen per Video ablaufen. Beachte die Ratschläge dieses Artikels und Du wirst mit wenig Aufwand Erfolg haben. Am Besten freust Du Dich zu allererst darauf, Deine Teilnahme an einer Videokonferenz so effektiv wie möglich zu gestalten. Gute Gefühle bei Veränderungen machen Lernen leicht und schnell.

Gute Videokonferenzen brauchen einen Moderator

Viele Videokonferenzen erreichen ihr gewünschtes Gesprächsziel nicht, weil sie schlecht moderiert werden. Der Moderator ist unbedingt nötig und hält vor und während einer Videokonferenz eine wichtige Schlüsselposition. Es muss nicht immer die gleiche Person sein. Je nach Besprechung kann die Moderatorenrunde auch in der Gruppe rotieren oder von technisch versierten Kollegen übernommen werden.

Der Moderator bereitet das Meeting vor. Er schafft die technischen und inhaltlichen Voraussetzungen für eine reibungslose Durchführung. Wichtig: Das Videomeeting beginnt bereits, bevor die Webcams angehen.

Der Moderator vor dem Meeting

Der Moderator liefert vor dem Meeting jedem Mitarbeiter eine kleine Anleitung zur Installation und Inbetriebnahme des verwendeten Systems. Ein kleines und persönliches Erklärungsvideo ist schnell gemacht und hilft den Kollegen mehr, als 30 Seiten Gebrauchsanleitung.

Der Moderator verschickt ausserdem im Vorfeld des Meetings (ein bis zwei Tage vorher) die Agenda des Meetings. Darin stellt er die Tagesordnungspunkte vor und präzisiert, zu welchen Punkten welche Entscheidungen getroffen werden sollen. In diesem Dokument wird der Moderator deutlich machen, dass Start- und Endzeiten bei einem virtuellen Meeting ganz besonders gelten. Kommt ein Teilnehmer später, warten viele Teilnehmer auf einen.

Der Moderator im Meeting

Der Moderator steuert den Ablauf der Videokonferenz. Er leitet mit ein paar Worten zum Thema das Meeting ein und begrüsst die Teilnehmer mit Namen. Anschliessend verliest er die Agenda und eröffnet die Diskussion zum ersten Punkt der Agenda.

Vielsprecher weist er in die Schranken und unterbricht sie elegant in deren Sprechpausen. Introvertierte Teilnehmer bindet er aktiv ein. Dauersprecher spricht er namentlich an. Das wirkt wie ein Achtungszeichen.

Schweift ein Sprecher vom Thema ab, unterbricht er ihn mit der Frage: „Herr SX, was haben Ihre Ausführungen mit dem Punkt zu tun, den wir gerade besprechen?“ Kann der Sprecher eine thematische Verbindung herstellen, darf er seinen Punkt ausführen. Ansonsten bekommt ein anderer Teilnehmer das Wort. Das Meeting wird unterbrochen, wenn sich etwa jemand ein Glas Wasser holt. Das zwingt alle Teilnehmer zum Fokus.

Allein durch diese beiden einfachen Regeln wird das Meeting im Durchschnitt um mehr als die Hälfte verkürzt.

Die schaktilinischen Alternationen
Verändere die subbewusste Programmierung Deiner Muster

NLP und Hypnose stellen uns Sprachmuster zur Verfügung, die Veränderungen herbeiführen, ohne dass Du dabei die genauen Inhalte kennen musst. Prozessorientiertes Arbeiten nennt man das. Bei den schaktilinischen Alternationen treibe ich dieses Prinzip auf die Spitze. Ich fragte mich: "Wie würden Werkzeuge heißen, die etwas könnten, von dem nur mein Unbewusstes weiß, wie ich sie gebrauchen werde.

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Verhaltensregeln für Dich

Wenn Du das Wort erteilt bekommst, fasse Dich kurz. Bleib beim Thema. Es lohnt sich, gelegentlich das MetaModell der Sprache aus dem NLP zu wiederholen und in der Konferenz ausführlich anzuwenden. Wenn ein anderer Teilnehmer das Wort hat: lass ihn ausreden und falle ihm nicht ins Wort. Gerade bei Videokonferenzen kann der Stream schnell überlastet werden, dann entsteht Chaos. Fokussiere Dich auf das Meeting.

Selbst eine gute technische Verbindung kann einen kleinen Zeitversatz nicht verhindern. Rede deshalb langsam, klar und deutlich. Die Übertragung verschluckt mitunter einige Silben. Da hilft es Dir, Pausen zwischen den Fragen und Antworten zu lassen. Dieses Abwarten erfordert Disziplin, verhindert aber, dass Nachfragen und Antworten kollidieren.

Frage Dich vor jeder Wortmeldung: Ist mein Wortbeitrag wichtig und trägt er zum Ergebnis bei? Kannst Du Dich auch kürzer fassen (MetaModell)? Überlege, ob Du Deinen Beitrag oder eine daraus resultierende Frage vielleicht lieber mit einem Kollegen in einem Zweiergespräch klären kannst.

Voraussetzungen bei Dir zu Hause

Achte auf den Hintergrund, den der Ausschnitt Deiner Webcam wiedergibt. Wähle einen Vorhang, ein Bücherregal oder eine neutrale weiße Wand. Wenn Du kannst, achte darauf, das Zimmer hinter Dir etwas dunkler zu halten. In manchen Programmen lässt sich der Hintergrund auch leicht unscharf einstellen.

Das Licht, das auf Dein Gesicht fällt, sollte direkt von vorne kommen. Bestenfalls leicht von der Seite. Wenn Du kannst, setze Dich vor ein Fenster, das Du gegebenenfalls mit einem weissen Bettlaken abgehängt hast. So fällt das Tageslicht weich und diffus auf Dein Gesicht.

Im nächsten Schritt kommt es darauf an, die richtige Distanz zur Webcam zu wählen. Je näher Du an die Kamera trittst, desto präsenter wirkst Du. Zu nah heran wirkt allerdings aufdringlich. Am besten hältst Du es mit der Entfernung wie der Sprecher in der Tagesschau: Du bist etwa vom Ellbogen bis zum Kopf im Bild.

Trage die Kleidung, die Du auch im Büro trägst. Dadurch kommst Du besser in den Arbeitsmodus. Das solltest Du übrigens generell für das Home Office bedenken. Schlabberhosen und T-Shirts sind für’s Lümmeln auf der Couch, sie sind für nach dem Home Office. Achtung: Kleine Karos oder Muster im Hemd oder im Anzug verursachen ein Moireflimmern auf dem Bildschirm.

Richte die Kamera auf Deine ungefähre Augenhöhe ein. Von unten wirkt die Perspektive dämonisch, von oben leicht arrogant. Und bitte räume Deine Wohnung auf! Das noch herumstehende Feierabendbier oder leergegessene Teller vermitteln einen falschen (oder richtigen) Eindruck.

Wenn die Konferenz begonnen hat: sieh in die Kamera. Viele Teilnehmer schauen auf den Monitor, auf dem sie die Reaktionen ihrer Kollegen sehen. Die Webcam ist vielleicht weiter oben oder seitlich des Monitors angebracht. So gleitet Dein Blick virtuell an Deinen Kollegen vorbei und sie fühlen sich nicht angesprochen.

Technische Probleme – schnell gelöst

Wenn Dein Bild einmal einfriert oder der Ton stockt, solltest Du das sofort thematisieren. Auch durch das Unterbrechen eines Kollegen. Störungen haben Vorrang. Hilfreich ist es, Deinen Rechner per Lan-Kabel anzuschließen, beim W-Lan kann die Übertragung manchmal ruckelig werden.

Ein gut funktionierender Ton ist übrigens wichtiger als ein gutes Bild. Dein Gehör ist deutlich empfindlicher und intoleranter als Deine Augen Nutze vielleicht ein separates Mikrofon, das Du an den Computer anschliesst. Das kostet ein paar Euro im Internet, mindert die Störgeräusche und sorgt für einen sehr viel besseren Klang Deiner Stimme.

Gewöhne Dir an, die Stummtaste zu nutzen. Das vermeidet nervige Hintergrundgeräusche. Es wäre doch schade, versehentlich vor der ganzen Mannschaft über Deinen Chef herzuziehen. Dann brauchst Du Dich beim nächsten Videomeeting wahrscheinlich erst gar nicht einwählen.

Zum Schluss der Konferenz

Als Moderator kannst Du eine Reflektionsrunde einbauen. Frage die Teilnehmer, wie es lief und was Ihr beim nächsten Mal besser machen werdet. Diese Runde dauert drei Minuten, verbessert aber das Folgemeeting drastisch.

Und noch etwas: Achte darauf, allfällige Peinlichkeiten zu vermeiden. Der Klassiker: ungewollte Einblicke in Dein digitales Leben. Vielleicht ist es eine gute Idee, vorher zu schauen, welche Internetseiten noch offen sind und was auf dem Desktop liegt. Die noch offene Pornoseite vom Vorabend oder die Bewerbung für den Konkurrenten könnte für einen unfreiwillig komischen oder drastischen Ausgang Deiner Teilnahme sorgen.

War das zu viel für Dich? Ja, ich habe hier aufgeschrieben, was Profis beachten, wenn sie öfters Videokonferenzen zu absolvieren haben. Du kannst Dich ja nach der nächsten Videokonferenz fragen, was Du noch besser machen kannst. Deine Desktop Videoaufzeichnung gibt Dir übrigens ein gutes Feedback dazu. Kläre allerdings mit Deinem Chef, ob das erlaubt ist.

Wenn abzusehen ist, dass Du öfters mit Video arbeiten wirst, lohnt es sich wirklich, etwas Geld und Mühe zu investieren. Wenn Du in der Firma einen besseren Eindruck hinterlässt, ist das viel mehr wert, als die paar Kröten und Minuten, die Du investiert hast, oder?

Ich wünsche Dir, dass Du all den Spass haben kannst, den das virtuelle Universum für Dich bereithält.

4 Antworten

  1. Hallo Chris,

    eine sehr gute und praxisnahe Checkliste! Danke.

    Vieles davon hatte ich so oder so ähnlich auch schon, manches hast Du noch mal feiner aufgelöst. Einiges hatte ich noch nicht bedacht. Danke für die neuen Impulse!

    Zum Thema Gesprächssteuerung würde ich ergänzend noch mehr auf die Interventionsmöglichkeiten mit wörtlichen Spiegelungen eingehen und die sehr wichtige Rolle von Visualisierungen (Spiegeln auf Papier) herausarbeiten. Damit kann man dann auch Vielredner mitten im Satz unterbrechen, ohne dass es Ärger gibt.

    Schönen Gruß
    Ferdinand

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